Las grandes empresas no se embarcan en proyectos ambiciosos o aprueban inversiones significativas sin antes realizar un análisis exhaustivo de los beneficios y riesgos potenciales. Un estudio de Harvard Business Review revela que el 86% de los ejecutivos consideran que la complejidad actual de sus procesos de negocio y la toma de decisiones dificulta su crecimiento en la economía digital. Este artículo te ofrece los conceptos básicos sobre cómo crear un business case, una herramienta fundamental para navegar por esta complejidad y tomar decisiones estratégicas informadas.
Imagina que eres el manager de una unidad de negocio y estás intentando impulsar una iniciativa que podría impactar los ingresos de la compañía en la que trabajas, ¿cómo convences a tus líderes de que la inversión en tu iniciativa vale la pena? ¿Cómo puedes persuadir a diferentes equipos para que inviertan su tiempo y esfuerzo en tu propuesta?
Para abordar esto, se crea un business case, un documento que describe en detalle la iniciativa, sus objetivos, las soluciones propuestas y su impacto en la empresa. Un business case bien elaborado es una herramienta crucial para convencer a tus stakeholders clave del valor de tu iniciativa, obtener la aprobación para la inversión y alinear a todos los equipos involucrados hacia un objetivo en común.
El enfoque del documento dependerá del tipo de iniciativa, los criterios de decisión de tu organización, la industria en la que operas, entre otros factores. Algunos business cases se centran en la aprobación de iniciativas que impactan directamente los ingresos de la compañía, como por ejemplo el lanzamiento de un nuevo producto, la expansión a un nuevo mercado regional con un producto existente o la apertura de nuevas tiendas físicas.
Otros business cases podrían orientarse a optimizar procesos, operaciones, equipamiento tecnológico, etc. Estas mejoras podrían impactar finalmente a los usuarios y generar mayores ingresos o generar oportunidades de ahorros en costos.
La creación de un business case no es una fórmula única. Un ejemplo de business case es el PRFAQ de Amazon, (Press Release and Frequently Asked Questions), que es utilizado para aprobar internamente nuevas iniciativas de producto.
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A continuación te mostramos un modelo de cómo crear un business case efectivo que te ayude a conseguir el "go" de stakeholders internos.
Esta sección es obligatoria si estás presentando un documento extenso. Aquí es importante resumir el problema o la oportunidad, la solución propuesta y los resultados que esperas obtener. Si presentas más de una solución, aclara cuál crees que es la más viable.
En esta sección explicamos las internalidades y externalidades que caracterizan a la empresa actualmente. Los factores internos y externos que contribuyen al problema u oportunidad.
Ejemplos de internalidades:
Ejemplos de externalidades:
Aquí debes articular de manera concisa tu comprensión de los problemas u oportunidades. Si se trata de problemas de usuario, debemos ser “customer centric” indagando a fondo cuales son estos problemas. Una buena práctica es respaldar tu planteamiento del problema con evidencia, ya sea derivada de metodologías cuantitativas o cualitativas. Adicionalmente, explica el impacto negativo del problema o el potencial positivo de la oportunidad en la compañía.
Las soluciones propuestas son la respuesta al problema u oportunidad que planteaste anteriormente. Es importante que las describas de forma clara, incluyas las ventajas de cada una e indiques cuál es la solución más viable y con mayor retorno de inversión.
En esta sección debes demostrar cómo los beneficios del proyecto se lograrán en comparación con la situación actual. Es crítico que los beneficios estén alineados con la estrategia corporativa; de esta forma resonarán con los stakeholders clave. Los beneficios pueden ser cuantificables o cualitativos, veamos algunos ejemplos.
Ejemplos cuantificables:
Ejemplos cualitativos:
Esta sección presenta las estimaciones cuantitativas para validar la oportunidad de negocio.
A menudo, es necesario contar con un miembro del equipo con experiencia financiera para ayudar con estas estimaciones, especialmente al construir un modelo financiero.
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Aquí puedes describir los riesgos de viabilidad, como el desarrollo de una tecnología clave requerida, y las dependencias para ejecutar el proyecto. Las dependencias pueden ser externas, como las aprobaciones legales de los organismos gubernamentales, o internas, cuando están relacionadas con esfuerzos importantes de otros equipos dentro de la organización.
Es la sección final de un business case, implica documentos relevantes que respaldan tu propuesta, como resultados de investigaciones de la oportunidad o problema, el calendario del proyecto, estimaciones presupuestarias, planes de marketing, especificaciones técnicas, etc.
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