Cualquier equipo, ya sea presencial o remoto, puede impulsar su productividad y obtener resultados con mayor facilidad si utiliza herramientas diseñadas para sus necesidades. Este tipo de plataformas ayudan a que los miembros de una organización utilicen sus recursos (tiempo, esfuerzos, iniciativas, etc.) de forma eficiente.
En este artículo se presentan 7 herramientas de comunicación para equipos digitales junto con sus pros y contras para elegir fácilmente el que sea más conveniente de acuerdo a las necesidades de cada organización. Cabe recalcar que todas las opciones que se presentan están disponibles para los sistemas operativos iOS y Android.
Slack es una herramienta de comunicación que se puede ajustar a todo tipo de equipos, desde empresas medianas y grandes hasta start-ups. Debido a su enorme cantidad de funcionalidades, la plataforma se califica a sí misma como una herramienta de productividad. Otra de sus ventajas es que brinda una oportunidad para las empresas que desean personalizar su espacio de trabajo de acuerdo a lo que el equipo necesita de una herramienta de este tipo. Es decir se pueden otorgar o remover permisos para los usuarios de acuerdo a su rol.
Esta herramienta también puede integrarse con más de 2,600 aplicaciones de diferente categoría lo que ayuda a enriquecer el flujo de trabajo y facilitar la comunicación entre los equipos.
Pros: Slack incluye todas las funcionalidades que se podrían esperar de una plataforma de comunicación para el ámbito profesional. Se pueden realizar llamadas, videollamadas, compartir archivos, notas de voz, editar mensajes, organizar equipos, crear canales (grupos) privados y públicos y mucho más.
Cons: Debido a su gran cantidad de features, integraciones, canales y más corre el riesgo de hacer abrumadora la comunicación entre los miembros de un equipo.
Similar a Slack, Microsoft Teams esta herramienta cuenta con chats individuales y grupales, videollamadas, webinars, llamadas, integraciones con otras apps y la posibilidad de trabajar al mismo tiempo en un documento de la mano de otras personas.
Más allá de ser una herramienta de comunicación instantánea para equipos digitales, Microsoft Teams también ayuda a tener una mejor administración de los correos electrónicos.
Pros: Microsoft Teams es una gran alternativa para aquellas empresas que utilizan la paquetería de Office en su trabajo del día a día, ya que de esta forma podrán tener un flujo de trabajo mucho más fluido.
Cons: Aquellos equipos que no utilicen otras herramientas de Microsoft con demasiada frecuencia tendrán dificultades para integrar esta plataforma en su flujo de trabajo.
Esta herramienta ayuda con el manejo de los proyectos y la colaboración entre equipos, ya sean remotos o presenciales. Proofhub tiene diferentes funcionalidades que harán más fácil el trabajo en proyectos. La plataforma cuenta con un chat integrado para facilitar la comunicación entre los colaboradores, al igual que la posibilidad de discutir directamente sobre las iniciativas, crear flujos de trabajo, reportes y más.
El objetivo principal de Proofhub es lograr que los equipos trabajen de forma fácil y flexible en un solo lugar. La organización de los proyectos cuenta con calendarios, gráficos de Gantt, programación de tareas y hasta con opciones para los equipos que operan bajo la metodología Agile.
Pros: Permite llevar un registro de todas las actividades necesarias para completar una iniciativa, las aportaciones de cada miembro del equipo y cuenta con todas las funcionalidades necesarias para hacer más eficiente el proceso de administración del proyecto.
Cons: La versión mobile se aleja de la experiencia que el usuario puede tener al utilizar la herramienta en desktop. Adicionalmente, en algunas ocasiones se puede necesitar un esfuerzo extra para configurar el espacio de trabajo de la empresa.
¿Cuál es la estructura de los equipos digitales necesaria para lograr mejores resultados? En el whitepaper “Estructuras de Equipos Digitales” se presentan los roles básicos con los que debe de contar toda organización digital.
ProcessStreet es una herramienta que facilita la creación y el mantenimiento de procesos. A través de flujos de trabajo, data, documentación y más, esta plataforma es capaz de brindarle estructura a cualquier organización. Esto resulta especialmente útil al momento de trabajar de forma digital para mantener el orden dentro de los equipos y poder proveer una guía para futuros miembros de la organización.
Además de ayudar con la creación de procesos, ProcessStreet también cuenta con una opción de analítica que asiste con la toma de decisiones y puede mejorar los procesos de una empresa a través del uso de la AI.
Igualmente puede integrarse con múltiples plataformas desde Hubspot o Mailchimp hasta JIRA o Stripe.
Pros: Es una herramienta para la cual no se necesita escribir código. La configuración de los flujos de trabajo es lo suficientemente flexible como para permitir que los usuarios establezcan parámetros y controles que los ayuden a ser más eficientes y productivos.
Cons: La interfaz no siempre resulta amigable para los nuevos usuarios, especialmente para aquellas personas que no están familiarizadas con un SaaS.
Una de las plataformas más populares y utilizadas por los equipos digitales, especialmente por aquellos que operan de forma remota. Zoom permite realizar videollamadas, webinars, mantener sesiones de brainstorming a través de su whiteboard, grabar video, hostear eventos y más.
Zoom se ha convertido en una de las plataformas indispensables para mantener reuniones entre equipos digitales, ya que no solo permite que estas sean entre miembros de un equipo sino que también se puede invitar a terceros.
Pros: Resuelve perfectamente la necesidad de una plataforma para realizar videollamadas al igual que cuenta con funcionalidades que facilitan el trabajo en equipo durante las reuniones.
Cons: Las invitaciones por correo para las reuniones se envían con un template lo que hace que la interacción entre los equipos o con terceros se perciba menos humana. El uso de la interfaz requiere de práctica ya que en ocasiones puede no ser intuitiva. Al igual que los invitados necesitan permisos para poder interactuar de forma más profunda en las juntas, lo que puede llegar a interrumpir el flujo de trabajo.
Una herramienta diferente a las que se han mencionado en este artículo. Gather es una plataforma diseñada para facilitar la comunicación entre equipos y ayudar a construir una cultura en la empresa. A través de espacios virtuales, esta plataforma permite “reunir” a todo un equipo remoto en un solo espacio virtual como si se tratara de una oficina presencial.
A través de Gather, los equipos pueden mantener reuniones virtuales (de trabajo o de esparcimiento), colaborar al mismo tiempo en un proyecto a través de su whiteboard o de su función de compartir pantalla, establecer vínculos más fuertes entre los miembros del equipo y crear una oficina en línea a la cual los colaboradores puedan unirse.
Pros: Gather es una gran opción para aquellas start-ups que trabajan de forma remota y que desean lograr una mayor comunicación entre sus colaboradores. La plataforma también es reconocida por sus usuarios por brindar un gran servicio a cliente.
Cons: Se pueden presentar dificultades técnicas con las integraciones y durante las reuniones que impactan negativamente la experiencia del usuario y los flujos de trabajo de los equipos.
Notion consiste en una herramienta que permite la fácil organización y acceso de la documentación de la empresa. Su IA ayuda a que el proceso de brainstorming sea más fluido y eficiente brindando sugerencias de texto. Con su funcionalidad de Wikis se puede mantener toda la información básica de la compañía, equipos, programas de uso y más, en un solo lugar para que todos tengan fácil acceso a ella.
Adicionalmente, con Notion el proceso de trabajar en proyectos se facilita dado que se puede apreciar completamente en qué etapa del proyecto se debe desarrollar cada tarea, cuando iniciará, las personas involucradas, el estatus de cada actividad y más. Igualmente se pueden establecer reglas para automatizar los flujos de trabajo de dichas tareas para que automáticamente se asignen a un miembro del equipo cuando alcancen un estatus definido.
Pros: Facilita la organización de la documentación de los equipos. Al igual que la plataforma cuenta con plantillas que ayudan a reducir el tiempo necesario para crear estas estructuras, gracias a las cuales solo se debe vaciar el contenido. Pero, también brinda diversas opciones para el formato de la documentación si así lo desea la empresa.
Cons: Encontrar la información a través de las carpetas puede tomar tiempo. Lo mismo sucede al momento de aprender los shortcuts para encontrar la documentación deseada. Además, la automatización de los flujos de trabajo puede no ser intuitiva y hacer que la experiencia de uso de la plataforma sea menos agradable.
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