Stakeholder Management consiste en identificar, crear relaciones y administrar dichos vínculos con terceros que se encuentran fuera del equipo de Producto. A estas personas se les conoce como Stakeholders y su participación puede ejercer una influencia decisiva al momento de lograr los resultados esperados en el proyecto.
Para un Stakeholder Management efectivo se debe de conocer y entender las necesidades y expectativas que estos puedan tener del proyecto. Durante toda la relación entre Producto y los Stakeholders, se tomarán acciones para que el proyecto esté alineado con estas sin perder de vista el propósito original del desarrollo.
¿Cómo el Stakeholder Management puede ayudar a Producto?
Colaborar con Stakeholders puede ayudar al área de Producto de diferentes formas. La primera, al brindar una solución que esté más alineada a lo que el usuario final necesita o espera. Al conocer la opinión de terceros, los encargados del desarrollo del producto pueden crear una solución que tome en cuenta todos los insights que recibieron.
Otro beneficio del Stakeholder Management para Producto es que las personas ajenas al equipo pueden informarles sobre posibles problemas o riesgos con los que puedan encontrarse en el camino del desarrollo. Esto con la finalidad de que se tomen las medidas necesarias para evitarlo o solucionarlo (según sea el caso). Esta situación puede presentarse con mayor frecuencia con inversionistas y mentores, quienes conocen la industria más a fondo.
Al tener diferentes habilidades y experiencias, los Stakeholders pueden traer sus conocimientos para hacer del producto una solución más completa o que tenga una mayor alineación a su público objetivo.
Adicionalmente, trabajar con Stakeholders puede ayudar a los equipos de Producto de diferentes maneras. Específicamente a ser capaces de tener una comunicación más abierta, fluida y precisa con personas externas al área. Frecuentemente es necesario comunicar lo que se sabe de eforma efectiva para facilitar la toma de decisiones y asegurar que todos los involucrados se encuentran en la misma página.
¿Cómo se puede identificar a los Stakeholders clave?
Dentro de un proyecto pueden existir dos tipos de Stakeholders, los internos y los externos. Los primeros son aquellos que están involucrados en el desarrollo del producto dentro de la empresa y que suelen pertenecer a ella. En este grupo se incluye a:
- El equipo del proyecto
- Líder del proyecto
- Cualquier otro equipo dentro de la organización que aporte sus conocimientos o habilidades al proyecto
Mientras que en los Stakeholders externos engloban:
- Clientes externos
- Usuarios
- Proveedores
- Inversionistas
- Mentores
Para un Stakeholder Management efectivo se debe de identificar a estas figuras clave para el proyecto desde los inicios de este, para así considerar sus expectativas y necesidades.
Una vez que el proyecto ha sido aprobado se comienza a identificar Stakeholders para conocer y estudiar los insights que pueda tener respecto al desarrollo. Para esto, se recomienda el siguiente orden:
- Establecer el plan del desarrollo: Aquí se definen fechas, personas involucradas y etapas de trabajo del producto. Contar con este es necesario para identificar aquellas personas que podrían participar en el proyecto.
- Entender al entorno: No solo para comprender la situación de la empresa, industria y factores económicos que podrían jugar a favor o en contra, sino también para identificar Stakeholders expertos que podrían traer sus conocimientos en un área específica.
- Hablar con los Stakeholders potenciales: Conocer los insights de estas personas puede ayudar a encontrar más figuras relevantes para el proyecto o descartar a las que ya se tenía en mente.
- Hacer las preguntas finales: En este punto se realiza el cuestionario que empujará a los Stakeholders a involucrarse más con el proyecto. Se pueden abordar temas cómo las consecuencias de un resultado exitoso o no, quienes se verían beneficiados por un desempeño del producto y más.
¿Cómo se puede hacer un Stakeholder Management efectivo?
El Stakeholder Management por sí solo consiste en una tarea que se puede comparar con otro proyecto, solo que en este caso esta responsabilidad se debe de compaginar con el desarrollo. Se debe de tener mucho cuidado en este proceso ya que los errores pueden ser difíciles de resolver y generar un impacto en los recursos (esfuerzos, tiempo o dinero).
Para llevar un Stakeholder Management efectivo se puede:
- Involucrar a los Stakeholders a lo largo del proyecto
Ya que se han identificado a los Stakeholders principales, es importante desarrollar un plan que atienda sus necesidades para asegurar que sus objetivos y expectativas son consideradas por el equipo de Producto y que están alineadas con el desarrollo. En este punto se debe de ser claro sobre lo que se puede entregar y lo que no, para evitar cualquier posible malentendido a futuro.
Este plan también debe de considerar los informes respecto a los avances del producto. Estos pueden hacerse a través de reuniones o de canales de comunicación informales como correo electrónico o mensajes. Sin importar el método que se elija para los reportes de progreso, los Stakeholders deben de ser capaces de dar retroalimentación sobre los avances.
- Lograr un consenso sobre los avances
Desde un inicio, todos los involucrados deben de estar en la misma página sobre lo que esperan ver, este acuerdo inicial ayudará a evitar retrasos y cuestionamientos en un futuro cuando el proyecto tenga más avances. Para facilitar este punto se recomienda definir fechas, entregables y una clara definición de los roles de aquellos involucrados en el desarrollo del producto.
- Definir procesos para solicitar cambios
Es común encontrarse con solicitud de modificaciones, tanto así que dichos cambios son revisados en fases más avanzadas del proyecto. Se sugiere que se cuente con un modelo o un mecanismo para administrar estas solicitudes de cambio para evitar retrasos y un impacto negativo a la productividad del equipo en un futuro.
- Comunicación clara
Para un Stakeholder Management efectivo se necesita tener una comunicación clara para apoyar al éxito del proyecto. Desde un inicio se debe definir la periodicidad de los informes del producto y los canales de comunicación a utilizar; pero estos dependerán de qué tan involucrado está el Stakeholder con el desarrollo. Para tener mayor control sobre la fluidez de la comunicación, el PM puede llevar un registro de la comunicación que se ha mantenido con cada Stakeholder.
- Analizar la perspectiva de los Stakeholders
Para un mejor Stakeholder Management se recomienda ver al proyecto desde su punto de vista. Para esto se debe de entender su experiencia y lo que espera ver del producto. Si se puede entender el impacto que el desarrollo puede tener en ellos, entonces será más fácil crear una relación efectiva con ellos y considerar sus necesidades y expectativas.
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